Datenschutzerklärung

Wer verantwortlich ist

Boris wird betrieben von [legal entity name], [registered address].

Für die Kontodaten derjenigen, die sich registrieren und das Panel nutzen, sind wir Verantwortliche: Wir entscheiden, was erhoben wird und wozu.

Für die Daten, die ein Workspace über seine eigenen Kunden und Gäste in Boris einstellt, ist der Workspace verantwortlich, und wir handeln als Auftragsverarbeiter nach seinen Weisungen. Praktisch heißt das: Anfragen zu einem Gästedatensatz gehen an den Betrieb, der ihn führt. Erreicht uns eine solche Anfrage zuerst, leiten wir sie weiter, statt selbst zu entscheiden.

Welche Daten wir verarbeiten

Die Daten lassen sich in fünf Gruppen fassen.

Kontodaten. Name, E-Mail-Adresse, als Hash gespeichertes Passwort, der Identitätsanbieter bei Anmeldung über Google oder Microsoft, Einstellungen zur Zwei-Faktor-Authentifizierung und deine Rolle im Workspace.
Workspace-Daten. Die Geschäftsangaben, die du konfigurierst: Firmenname, Anschrift, Steuernummern, Ressourcen, Öffnungszeiten, Preise und Integrationseinstellungen.
Kunden- und Gästedaten. Namen, Kontaktdaten, Ausweisdaten, Staatsangehörigkeit, Geburtsdaten, Steuernummern sowie die zugehörigen Buchungen, Rechnungen und Mitgliedschaften.
Transaktionsdaten. Buchungen, Zahlungen, Rechnungen, Erstattungen, Kurtaxendatensätze und Auszahlungen der Vertriebskanäle.
Technische Daten. Sitzungscookies, IP-Adressen in Server- und Sicherheitsprotokollen, Audit-Einträge zu Aktionen im Panel und das Ausführungsprotokoll, das jede Auswirkung einer Buchung festhält.

Warum wir sie verarbeiten

Zur Vertragserfüllung. Konten anlegen, Nutzer authentifizieren, Buchungen abwickeln, Rechnungen stellen und Zahlungen einziehen.
Zur Erfüllung rechtlicher Pflichten. Gästemeldungen an Behörden, wo das Gesetz sie vorschreibt, Berechnung und Meldung der Kurtaxe sowie Aufbewahrung der Buchhaltungsunterlagen.
Aufgrund berechtigter Interessen. Den Dienst sicher halten, Missbrauch verhindern, Fehler diagnostizieren und das Produkt verbessern — abgewogen gegen deine Rechte und mit möglichst wenigen Daten.
Mit Einwilligung, wo eine optionale Integration oder Mitteilung sie verlangt. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar, ohne dass dies bereits Erfolgtes berührt.

Ausweisdokumente werden gelöscht, nicht archiviert

Beim Online-Check-in kann ein Gast gebeten werden, ein Ausweisdokument zu fotografieren, weil der Aufenthalt gesetzlich gemeldet werden muss. Sobald die Meldung erfolgt ist, entfällt die Rechtsgrundlage für die Aufbewahrung des Bildes.

Boris zerstört Ausweisfotos deshalb automatisch: in dem Moment, in dem der Aufenthalt an die Behörde gemeldet wird, und um 23:59 Uhr des Anreisetages in jedem Fall, unabhängig davon, ob die Meldung erfolgreich war. Das Bild wird aus dem Speicher und aus der Datenbank entfernt. Es gibt keine Einstellung, um diese Frist zu verlängern, denn eine solche Einstellung wäre eine Einstellung zum Ansammeln von Pässen.

Die aus dem Dokument übernommenen Angaben — Name, Geburtsdatum, Dokumentnummer, Staatsangehörigkeit — bleiben Teil des Gästedatensatzes, weil Meldepflicht und mögliche Kontrollen das verlangen. Das Foto nicht.

Gästemeldung an Behörden

Wo ein Workspace Beherbergung anbietet, kann nationales Recht die Meldung jedes Gastes vorschreiben. Boris unterstützt SES.Hospedajes in Spanien und Alloggiati Web in Italien und übermittelt nur die Felder, die diese Systeme verlangen, innerhalb der von ihnen gesetzten Frist.

Diese Übermittlung ist eine gesetzliche Pflicht des Beherbergungsbetriebs. Solange die Pflicht besteht, ist sie nicht abwählbar, und die von der Behörde zurückgegebene Referenz wird als Nachweis der Annahme gespeichert.

Zahlungen

Kartenzahlungen werden von unserem Zahlungsdienstleister abgewickelt. Kartennummern erreichen Boris nie und werden von uns nicht gespeichert; wir bewahren Zahlungsreferenz, Betrag, Status und Methode auf, damit eine Buchung abgeglichen werden kann.

Dienstleister und Integrationen

Boris nutzt Dienstleister für Hosting, E-Mail-Versand und Zahlungsabwicklung. Zusätzlich kann ein Workspace Integrationen aktivieren, die notwendigerweise Daten an Dritte weitergeben: Zutrittskontrolle, Gäste-WLAN, Druck, Buchhaltung, PMS-Systeme, Buchungskanäle und Messaging.

Diese Integrationen sind optional und standardmäßig deaktiviert. Eine zu aktivieren ist die Weisung, die dafür nötigen Daten zu senden; sie zu deaktivieren stoppt weitere Übermittlungen, löscht aber nicht, was der Dritte bereits erhalten hat — das muss bei ihm angefragt werden.

Wie lange wir Daten aufbewahren

Kontodaten: solange das Konto besteht, zuzüglich eines kurzen Zeitraums für Streitfälle.
Buchungs-, Rechnungs- und Steuerunterlagen: für den handels- und steuerrechtlich vorgeschriebenen Zeitraum, in der Regel mehrere Jahre, den ein Löschverlangen nicht verkürzt.
Ausweisfotos: bis zur Meldung des Aufenthalts und nie über das Ende des Anreisetages hinaus.
Sicherheits- und Audit-Protokolle: ein begrenzter, zur Aufklärung von Vorfällen angemessener Zeitraum.

Wo Daten verarbeitet werden

Daten werden nach Möglichkeit innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet. Verarbeitet ein Dienstleister Daten außerhalb, stützen wir uns auf die gesetzlich vorgesehenen Garantien für solche Übermittlungen, etwa die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

Deine Rechte

Nach Maßgabe der jeweils geltenden gesetzlichen Voraussetzungen kannst du verlangen:

Auskunft über die zu dir gespeicherten personenbezogenen Daten und eine Kopie davon;
Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten;
Löschung von Daten, für deren Aufbewahrung keine Grundlage mehr besteht;
Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch dagegen;
Übertragung der von dir bereitgestellten Daten in einem gängigen Format;
Widerruf der Einwilligung, soweit die Verarbeitung darauf beruhte.

Schreibe an [privacy contact email]. Betrifft dein Anliegen Daten, die ein Workspace über dich als seinen Kunden oder Gast führt, wende dich an diesen Workspace: Er entscheidet, wir handeln auf seine Weisung.

Wenn du der Ansicht bist, dass wir deine Daten rechtswidrig verarbeitet haben, kannst du dich bei [competent supervisory authority] beschweren.

Cookies

Boris setzt ein Sitzungscookie, damit du angemeldet bleibst. Es ist HTTP-only, per SameSite eingeschränkt und über HTTPS als Secure markiert. Es ist für den Betrieb des Dienstes erforderlich und dient nicht dazu, dich über andere Websites hinweg zu verfolgen. Zusätzlich kann eine Sprachpräferenz gespeichert werden, damit die Oberfläche in der gewählten Sprache öffnet.

Da diese unbedingt erforderlich sind, brauchen sie keine Einwilligung. Alles darüber hinaus schon: Der Hinweis auf der öffentlichen Website fragt getrennt danach, Ablehnen ist genauso einfach wie Zustimmen, und nichts Optionales läuft ohne deine Erlaubnis. Deine Antwort wird im Browser gespeichert, nicht in einem Cookie, und der Link "Cookies" in der Fußzeile öffnet den Hinweis erneut, falls du sie ändern möchtest.

Sicherheit

Passwörter werden als Hash gespeichert und nie in wiederherstellbarer Form. Der Zugriff auf Daten ist je Workspace abgegrenzt, sodass ein Workspace die Daten eines anderen nicht lesen kann. Datenverändernde Aktionen im Panel durchlaufen Prüfungen gegen Cross-Site Request Forgery, und die Übertragung ist über HTTPS verschlüsselt. Kein System ist unverwundbar: Sollte eine Verletzung jemals deine Rechte berühren, informieren wir dich und die Aufsichtsbehörde, wie es das Gesetz verlangt.

Änderungen dieser Erklärung

Ändert sich diese Erklärung wesentlich, aktualisieren wir das Datum oben und informieren bei Änderungen, die dich betreffen, die Kontoinhaber direkt, statt darauf zu vertrauen, dass du die Seite erneut liest.