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Informativa sulla privacy

Ultimo aggiornamento: 20 agosto 2026

Questa informativa spiega quali dati personali Boris tratta, perché, per quanto tempo e cosa puoi chiederci al riguardo. Boris è una piattaforma di prenotazioni e gestione degli spazi, quindi tratta dati delle aziende che la usano e dei loro clienti e ospiti. I due ruoli sono diversi, e la distinzione è spiegata qui sotto.

Chi è responsabile

Boris è gestito da [legal entity name], [registered address].

Per i dati dell'account di chi si registra e usa il pannello siamo titolari del trattamento: decidiamo noi cosa viene raccolto e perché.

Per i dati che uno spazio carica in Boris sui propri clienti e ospiti, il titolare è lo spazio e noi agiamo come responsabili, su sue istruzioni. In pratica, le richieste su una scheda ospite vanno rivolte alla struttura che la detiene; se arrivano prima a noi, le inoltriamo invece di deciderle noi.

Quali dati trattiamo

I dati si dividono in cinque gruppi.

  • Dati dell'account. Nome, indirizzo email, password conservata come hash, il provider di identità quando accedi con Google o Microsoft, le impostazioni di autenticazione a due fattori e il tuo ruolo nel workspace.
  • Dati del workspace. I dati aziendali che configuri: ragione sociale, indirizzo, identificativi fiscali, risorse, orari, prezzi e impostazioni delle integrazioni.
  • Dati di clienti e ospiti. Nomi, recapiti, estremi del documento d'identità, nazionalità, date di nascita, codici fiscali, e le prenotazioni, fatture e abbonamenti collegati.
  • Dati delle transazioni. Prenotazioni, pagamenti, fatture, rimborsi, imposta di soggiorno e accrediti dai canali.
  • Dati tecnici. Cookie di sessione, indirizzi IP nei log di sistema e di sicurezza, registrazioni di audit delle azioni svolte nel pannello e il registro di esecuzione che traccia ogni effetto prodotto da una prenotazione.

Perché li trattiamo

  • Per eseguire il contratto. Creare account, autenticare gli utenti, gestire le prenotazioni, emettere fatture e incassare pagamenti.
  • Per adempiere a un obbligo di legge. Comunicare gli ospiti alle autorità dove la legge lo impone, calcolare e dichiarare l'imposta di soggiorno e conservare le scritture contabili.
  • Per legittimo interesse. Mantenere il servizio sicuro, prevenire abusi, diagnosticare malfunzionamenti e migliorare il prodotto, bilanciando questo interesse con i tuoi diritti e riducendo al minimo i dati usati.
  • Con il consenso, quando un'integrazione o una comunicazione facoltativa lo richiede. Il consenso è revocabile in qualsiasi momento, senza effetto su quanto già svolto.

I documenti d'identità si cancellano, non si archiviano

Quando un ospite completa il check-in online può essergli chiesto di fotografare un documento d'identità, perché la legge impone di comunicare il soggiorno. Una volta effettuata la comunicazione, la base giuridica per conservare l'immagine si esaurisce.

Per questo Boris distrugge automaticamente le fotografie dei documenti: nel momento in cui il soggiorno viene comunicato all'autorità, e comunque alle 23:59 del giorno di arrivo, a prescindere dall'esito della comunicazione. L'immagine viene rimossa dall'archivio e dal database. Non esiste un'impostazione per prolungare questo termine, perché sarebbe un'impostazione per accumulare passaporti.

I dati trascritti dal documento — nome, data di nascita, numero, nazionalità — restano nella scheda dell'ospite, perché è ciò che l'obbligo di comunicazione e un eventuale controllo richiedono. La fotografia no.

Comunicazione degli ospiti alle autorità

Quando uno spazio offre alloggio, la legge nazionale può imporre di comunicare ogni ospite. Boris supporta Alloggiati Web in Italia e SES.Hospedajes in Spagna, e trasmette solo i campi che quei sistemi richiedono, entro il termine da essi previsto.

Questa trasmissione è un obbligo di legge della struttura ricettiva. Finché l'obbligo sussiste non è rinunciabile, e il protocollo restituito dall'autorità viene conservato come prova dell'avvenuta accettazione.

Pagamenti

I pagamenti con carta sono gestiti dal nostro fornitore di pagamento. I numeri di carta non arrivano mai a Boris e non vengono da noi conservati; conserviamo il riferimento del pagamento, l'importo, lo stato e il metodo, per poter riconciliare la prenotazione.

Fornitori e integrazioni

Boris si appoggia a fornitori per l'hosting, l'invio delle email e i pagamenti. Inoltre uno spazio può attivare integrazioni che per loro natura condividono dati con terzi: controllo accessi, WiFi ospiti, stampa, contabilità, gestionali PMS, canali di prenotazione e messaggistica.

Queste integrazioni sono facoltative e disattivate per impostazione predefinita. Attivarne una è un'istruzione a inviare i dati che quella integrazione richiede; disattivarla interrompe gli invii successivi ma non cancella quanto il terzo ha già ricevuto, che va richiesto direttamente a lui.

Per quanto tempo conserviamo i dati

  • Dati dell'account: finché l'account esiste, più un breve periodo successivo per gestire eventuali contestazioni.
  • Prenotazioni, fatture e dati fiscali: per il periodo imposto dalla normativa contabile e tributaria, in genere alcuni anni, che una richiesta di cancellazione non abbrevia.
  • Fotografie dei documenti d'identità: fino alla comunicazione del soggiorno, e mai oltre la fine del giorno di arrivo.
  • Log di sicurezza e di audit: per un periodo limitato e proporzionato all'indagine sugli incidenti.

Dove vengono trattati i dati

I dati sono trattati nello Spazio economico europeo ove possibile. Quando un fornitore tratta dati al di fuori di esso, ci basiamo sulle garanzie previste dalla legge per tali trasferimenti, come le clausole contrattuali tipo della Commissione europea.

I tuoi diritti

Nei limiti e alle condizioni previste dalla legge, puoi chiedere di:

  • accedere ai dati personali che ti riguardano e ottenerne copia;
  • rettificare dati inesatti o incompleti;
  • cancellare dati che non abbiamo più titolo a conservare;
  • limitare od opporti a determinati trattamenti;
  • ricevere in formato portabile i dati che ci hai fornito;
  • revocare il consenso, quando il trattamento si fondava su di esso.

Scrivi a [privacy contact email]. Se la richiesta riguarda dati che uno spazio detiene su di te come suo cliente o ospite, rivolgiti a quello spazio: decide lui, e noi agiamo su sue istruzioni.

Se ritieni che abbiamo trattato i tuoi dati illecitamente, puoi proporre reclamo a [competent supervisory authority].

Cookie

Boris imposta un cookie di sessione per mantenerti autenticato. È HTTP-only, limitato con SameSite e marcato Secure su HTTPS. È necessario al funzionamento del servizio e non serve a tracciarti su altri siti. Può essere memorizzata anche la preferenza di lingua, per aprire l'interfaccia nella lingua che hai scelto.

Trattandosi di cookie strettamente necessari, non richiedono il tuo consenso. Tutto ciò che va oltre lo richiede: l'avviso sul sito pubblico lo chiede separatamente, rifiutare è facile quanto accettare e nulla di facoltativo viene eseguito senza il tuo permesso. La tua risposta resta nel browser e non in un cookie, e il link "Cookie" nel piè di pagina riapre l'avviso se vuoi cambiarla.

Sicurezza

Le password sono conservate sotto forma di hash e mai in forma recuperabile. L'accesso ai dati è delimitato per workspace, così che uno spazio non possa leggere quelli di un altro. Le azioni del pannello che modificano dati passano da controlli anti cross-site request forgery e il trasporto è cifrato tramite HTTPS. Nessun sistema è immune: se una violazione dovesse mai incidere sui tuoi diritti, informeremo te e l'autorità di controllo come previsto dalla legge.

Modifiche a questa informativa

Quando questa informativa cambia in modo sostanziale aggiorniamo la data in alto e, per le modifiche che ti riguardano, avvisiamo direttamente i titolari degli account invece di contare sul fatto che tu rilegga la pagina.